성공하는 직장인의 보고서 작성법

참으로 오랜만에 글쓰기 강의를 했다. 공공기관에서 주최하는 강의에 섭외돼 온라인 강의를 진행한 것이다. 강의 효과를 생각하자면 온라인 강의보다 오프라인 강의를 선호하지만 뭐 어떠랴. 섭외됐다는 사실에 감사를 표하며 강의를 마쳤다. 해당 기관에서 의뢰한 강의는 공문서 작성 교육이었다. 직장인에게 가장 큰 고민은 바로 문서 작업일 것이다. 오늘은 이 문서 중에서도 어떻게 하면 보고서를 잘 쓸 것인가와 관련해 몇 가지 팁을 주고 싶다.

일단 질문부터 하고 시작하자. 당신이 어떤 글을 쓰려고 한다. 가장 먼저 확인해야 할 사항은 무엇인가? 백가쟁명식으로 여러 답변이 나오겠지만, 몇 가지만 말하자면 글의 목적과 독자가 확인돼야 할 것이다. 목적과 독자라는 요소는 보고서라고 다르지 않다. 목적과 독자에 따라서 표현과 내용의 형식이 달라지기에 반드시 점검하고 지나가야 한다. 다시 질문을 해보자. 가령, 보고서, 기안, 보도자료 등의 글은 목적과 독자가 같은가? 결론은 아니다! 같은 기관 내지 회사에서 작성하는 글의 종류는 다양하고 그에 따라 목적과 독자가 달라진다.


보고서를 잘 쓰기 위해서 기억해야 할 두 번째 요소는 자료 수집이다. 이쯤에서 보고서의 작성 과정을 간략하게 정리하고 넘어가자. 보고서는 목표 설정->자료 수집∙분석->보고서 작성->보고서 사후 조치 등의 과정을 지닌다. 보고서 작성을 위한 자료 수집은 이 과정 중에 두 번째 단계에 속한다. 이때 자료를 수집할 때는 가용가능한 시간을 고려해 관련 자료를 수집해 분석을 진행해야 한다. 이 단계에서 중요한 팁을 주자면 관련 주제로 과거 작성된 부서의 보고서를 반드시 참조하라는 것이다. 회사의 업무라는 게 반복되는 일이 많으니 찾아보면 해당 보고서 주제나 문제와 관련된 기존 보고서가 있기 마련일 것이다. 이와 함께 주변 동료나 상사의 도움을 적극 요청해 피드백을 받을 것을 아울러 권고하고 싶다.

세 번째로 보고서 작성 단계이다. 아마도 많은 사람들은 이 단계가 가장 어렵다고 느낄 것이다. 그러나 이 부분은 빙산의 일각이고 앞선 두 단계를 충실히 밟아 왔다면 그렇게 시간이 소요되지 않을 것이다. 이 글에서는 짧은 지면인 관계로 글을 빨리 쓰는 노하우를 말해보고 싶다. 현대인은 시간에 쫓긴다. 그러니 작업 속도에 신경쓰지 않으면 가뜩이나 부족한 시간은 더 부족해지고 야근에 시달릴지 모른다. 그러면 어떻게 글을 빨리 써야 할까? 아디이어와 구상 단계에서는 미치광이에게 글을 맡겨야 한다. 이때는 논리나 완성에 신경쓰기 보다는 토해내는 데 더 신경을 쓴다. 일단 써라! 단, 결론부터 정하고. 결론은 적어도 3가지 정도의 주장이나 제안을 담는다. 세상에서 중요한 숫자는 하나, 둘, 셋, 그리고 다른 수이다. 둘은 너무 적고 넷부터는 너무 많다.

다음으로 글을 빠르게 쓰기 위해서는 초고 작성 단계에서는 절대, 절대, 절대 고치지 않는다. 밎춤법이나 띄어쓰기 등 정서법은 신경쓰지 말고 펜가는 대로 자판 가는 대로 쓴다. 이때 서론, 본론, 결론을 각각 10~15분 정도 시간을 잡고 쓴다. 대략 30~45분 정도에 초고를 완성해보는 것이다. 소위 스피드 라이팅을 해보는 단계다. 이때 작업에 방해되는 스마트폰은 잠시 내려놓고 집중할 만한 공간에서 작업을 진행하라.

지금까지 내용이 보고서 작성을 위해 살펴볼 만한 팁을 몇 가지 작성해봤다. 모든 글은 공통적인 것이 있다. 많이 쓸수록 고쳐 쓸수록 더 좋은 글이 나온다. 보고서 작업에 스트레스받기 보다는 이 작업으로 자신의 능력을 자랑할 기회로 삼아보라 말하고 싶다. 서류 작업이라는 게 기본을 닦는 게 어려워서 그렇지 열심히 하다보면 는다. 게다가 형식적인 것을 완성한다면 그 이후로는 아이디어를 내놓고 구성하는 작업이 남는다. 이것이야말로 굉장히 창의적인 영역 아닌가. 자신이 내놓은 제안이 실제로 업무에 반영된다면 그 성취감은 배가 될 것이다. 오늘도 책상에서 땀 흘려 일한 당신에게 건투를 빈다.