어떻게 비즈니스 레터를 쓸까?

 

외부로 공문을 보내는 경우가 많습니다. 고객에게 일정을 알리는 경우, 새로운 상품을 알리는 경우, 그리고 추천서를 보내는 경우 등 공문을 보내는 경우는 다양합니다. 공문의 주체도 마찬가지입니다. 정부, 공기관, 기업, 비영리기구 등 다양합니다. 이처럼 공문 또는 비즈니스 레터는 외부에 보내는 모든 문서를 지칭합니다. 비즈니스 레터는 기관마다 자신만 형식이 있습니다. 오늘은 비즈니스레터에서 내용에서 주의할 점 몇 가지를 알려드리려 합니다. 평소 자주 쓰는 비즈니스레터 습관과 비교해 개선점을 생각해 보세요.

 

 

첫째, 독자에 초점을 맞춰야 합니다. 간단하지만 잊어버리기 쉬운 조언입니다. 모든 글은 발신인이 아니라 수신인을 생각하며 작성해야 합니다. 가령, 다음과 같은 예문이 있다고 생각해보죠. “지난 방문에서 유익한 시간을 보냈습니다.” 이 예문의 주어는 생략돼 있지만 바로 “나”입니다. 글쓴이를 강조해 쓰기 보다는 상대방을 주어로 글을 작성해야 합니다. “지난 방문에서 OOO께서 훌륭하게 회의를 진행해 유익했습니다.” 이처럼 상대를 중심으로 글을 써가야 독자는 흥미를 갖고 읽게 됩니다. 누구나 자신이 주인공이 되기를 원한답니다.

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둘째, 관련있는 내용만 쓰기 바랍니다. 의례상 쓰는 문구는 삭제하십시오. 대표적으로 다음과 같은 예문이죠. “귀사의 사업 번창하길 기원합니다.” 상대에게 진심이 느껴지지 않는 어구나 문장은 득보다 실이 많습니다. 왜냐하면 본문의 내용도 형식적이라는 사실을 예고하기 때문입니다. 수많은 공문이 메일함에 가득차지만 제목만 보고도 쓰레기통에 버리는 이유입니다. 기존 사업 파트너라도 할지라도 예의상 쓰는 문장은 인간관계를 전진시키지 못합니다.

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셋째, 모호하게 쓰지 마십시오. 사업상 비밀이기 때문에 모호하게 써도 된다는 생각은 버리십시오. 분명하게 상대에게 답변을 해주는 게 좋습니다. 가령, 채용일정을 묻는 구직자에게 다음처럼 답변을 해줬다고 생각해보죠. “지금 우리 회사는 고용할 처지에 있지 않습니다.” 이렇게 쓰기 보다는 “지금 우리 회사는 고용계획이 없습니다.”라고 쓰는 게 낫습니다. 상대는 원하는 정보를 받았기에 만족(?)합니다. 모호하게 쓰기 보다는 선명하게 쓰십시오.

 

좋은 비즈니스 레터는 좋은 관계를 맺게 합니다. 상대를 불신에 빠뜨리는 글쓰기는 자제해야 합니다. 좋은 관계를 맺기 위한 수단으로 비즈니스 레터를 사용해보세요.

 

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