비즈니스 글쓰기의 자세

 

여러분은 얼마나 분명하면서 쉬운 글쓰기를 하고 있습니까? 비즈니스에서는 말하기뿐만 아니라 글쓰기에서 선명한 의사소통이 가장 중요합니다. 잡음 등 불필요한 비용을 제거하기 위해서라도 조직 내부와 외부 사이 매끄러운 의사소통이 요구됩니다. 오늘은 비즈니스 글쓰기의 기본 원칙을 두 가지 얘기하려 합니다. 우선, 워런 버핏의 말을 길게 인용해보면서 시작하겠습니다. 

 

 

 

“40년 이상 나는 기업들이 정리, 보관하는 문서를 연구했다. 그러나 거기 적혀 있는 내용을 이해할 수 없는 경우가 많았다. 더 고약한 것은, 내용에 아무런 알맹이도 없다고 결론을 내려야 하는 경우도 많았다는 사실이다. 나나 또 다른 사람들이 간혹 회계 기록이나 계약서 기재사항을 잘 이해하지 못하는 원인은 아마도 몇 가지로 설명할 수 있을 것이다. 그러나 내가 생각하기에 가장 흔한 원인은, 똑똑하고 또 악의도 없는 문서작성자가 자신이 의도한 메시지를 읽는 이들-지적이고 그 글에 관심도 많은-에게 제대로 전달하지 못한다는 것이다. 이 경우 보통 악당 노릇을 하는 것은 특수용어나 복잡한 문장구조이다.”

 

 

 

워런 버핏의 고백이 당황스럽지 않습니까. 특수용어와 문장구조탓에 이해되지 못하는 회사의 문서가 너무나 많았다는 소리입니다. 여러분들도 자신도 모르게 이런 글을 쓰고 있을지 모릅니다. 그렇다면 비즈니스 문서는 어떤 원칙을 준수해야 할까요? 비즈니스 문서의 기본 원칙은 내용과 표현의 측면으로 나눠 생각해볼 수 있습니다. 

 

 

 

첫째, 내용이 명확해야 합니다. 이를 위해서는 간결하면서 쉽게 써야 합니다. 간결하다는 얘기는 앞서 버핏이 푸념한 복잡한 문장구조 대신 단순한 문장구조를 택해야 한다는 소리입니다. 복문 또는 중문 보다는 단문이 비즈니스 글쓰기에서 요구됩니다. 그리고 쉽게 쓰기 위해서 전문용어를 자제해야 합니다. 회사 내부 구성원 사이에서 통용되는 문서라면 모를까, 외부 일반 독자라면 전문용어를 남발하는 문서에 이마를 찌푸릴 겁니다.

 

 

 

둘째, 표현이 정확해야 합니다. 문법, 맞춤법, 문장부호 등 정서법을 준수해야 합니다. 특히, 띄어쓰기 등이 미숙한 글은 작성자의 소양을 의심하게 됩니다. 글의 스타일은 작성자의 내면을 반영합니다. 문서를 작성한 뒤 ‘반드시’ 퇴고를 거쳐야 합니다. 이를 위해서 컴퓨터 한 귀퉁이에 국어사전 창을 열어놓고 작업을 하기를 권고드립니다. 적확한 단어를 쓰기 위해서라도, 그리고 정확한 띄어쓰기를 위해서라도 사전은 필수로 갖춰야 합니다.